Innovációmenedzsment

VII. /6.3. A projekt megvalósítása

A következőkben azt szeretnénk bemutatni, hogy mi történik azután, hogy megkaptuk az értesítést nyertes pályázatunkról, hiszen innentől válik a projekt valós kihívássá. A legfontosabb lépések nehézségeire, sajátosságaira szeretnénk felhívni a figyelmet, mint, például a szerződéskötés vagy az elszámolások benyújtása.

VII. /6.3.1. Szerződéskötés

A támogatási szerződés megkötésének első lépése a szerződés-előkészítő űrlap (Grant Agreement Preparation Form - GPF) kitöltése. Ezzel együtt az EB gyakran kér egy nyilatkozatot a befogadó intézménytől a projekt befogadásáról, ennek sablonját a kedvezményezett megkapja a Bizottságtól, illetve a konzorciumvezetőtől.

A GPF kitöltése a korábban már ismertetett ECAS rendszeren keresztül történik. Itt kell a kedvezményezettnek a projektre, az intézményre és a költségvetésre vonatkozó részeket kitöltenie, véglegesítenie, majd nyomtatott formában (ezt adott esetben a konzorciumvezető küldi meg), az aláíratást követően eljuttatnia az EB vagy a konzorciumvezető részére. Ez alapján az EB előkészíti és megküldi aláírásra a támogatási szerződést.

A GPF első oldala a projektről tartalmaz általános információkat, a korábban beadott pályázat A1 űrlapjához hasonló elrendezésben. A következő rész a projektben részt vevő intézmény(ek)re vonatkozó információkat rögzíti. Ezeket az EB adja meg az intézmény PIC kódja vagy a benyújtott pályázatban szereplő információk alapján. Ha a „státusz érvényesítése” (status validation) cellában nem a „valid” megjelölés szerepel, akkor az intézményre vonatkozó információk elfogadása még folyamatban van, ebben az esetben a Bizottság várhat még igazoló dokumentumokat az intézménytől. A „valid” megnevezés esetén ezen dokumentumokat már korábban, a PIC kód kiadásakor vagy régebbi szerződéskötéskor benyújtották.

Az intézményi információknál kell megadni a LEAR személyét, akiről korábban már írtunk, valamint az intézmény hivatalos képviselőjét és annak helyettesét, akik a projektre vonatkozó dokumentumokat későbbiekben aláírják. A Semmelweis Egyetem hivatalos képviselője („First Authorised Representative”) Dr. Szél Ágoston rektor, helyettese („Second Authorised Representative”) Dr. Molnár Mária Judit rektorhelyettes.

A GPF utolsó részében a projektben részt vevő intézmény(ek)re vonatkozó költségvetéseket kell benyújtani. Itt fontos ügyelnünk a támogatási intenzitás mértékére és az indirekt költségek elszámolásának módjára. Az indirekt költségek tekintetében a Semmelweis Egyetem – jogi és gazdálkodási formája alapján – a „Special transitional flat rate” alá tartozik, amely a direkt költségek [levonva az alvállalkozói költségeket (subcontracting) és a harmadik fél által, nem a kedvezményezett telephelyén rendelkezésre bocsátott források költségeit]

60%-ában állapítja meg az indirekt költségeket. Így, az esetek többségében ezt az indirekt költségszámítási formát kell használni. (A rezsiről részletesebben a későbbiekben írunk.)

Az űrlap ezen részéhez tartozik egy pénzügyi azonosító lap (Financial Identification), amelyen a kedvezményezett intézmény bankszámlaszámát, a számlát kezelő szervezet nevét és címét, valamint a kontaktszemély nevét kell megadni.

A Semmelweis Egyetem esetében a kapcsolattartó személy Baumgartnerné Holló Irén (igazgató, Pénzügyi Igazgatóság, telefonszám: (+36)-1-266-0119, fax: (+36)-1-266-0119), e-mail: <em>baumgartnerne.hollo.</em><em>i</em><em>ren@gmf.usn.hu</em>

VII. /6.3.2. Aláírattatás (a Semmelweis Egyetemen)

Az egyetemi aláírattatáshoz a GPF-et a szerződéskötési nyilvántartóval (PNyR) a Pályázati és Innovációs Központhoz (PIK) kell eljuttatni. A nyilvántartót a PNyR online rendszerében kell kitölteni (a pályázathoz képest aktualizálni), véglegesíteni, majd az érintett klinikán/intézetben aláíratni.

A Pályázati és Innovációs Központhoz ily módon beküldött dokumentumokat a PIK első lépésben a Pénzügyi Igazgatóság felé továbbítja. Itt aláírásra kerül a pénzügyi azonosító lap, és ezt az Igazgatóság az Államkincstárba küldi aláírásra. Az Igazgatóság szignózza a GPF űrlapját a szükséges helyen, valamint igazgatói aláírás és pecsét kerül rá. A GPF ezt követően kerül a Rektorhelyettesi vagy a Rektori Titkárságra aláírásra. Az aláírási folyamat 5 munkanapot biztosan igénybe vesz, ez az államkincstári aláíratás miatt még néhány nappal nőhet.

A szerződéskötés következő lépése a Bizottság által megküldött támogatási szerződés aláíratása. A pályázatra vonatkozó szabályokat a szerződés és annak mellékletei tartalmazzák, amelyet az EB a GPF elküldését követően juttat el a kedvezményezettnek. A támogatási szerződés aláíratása a fentiekben leírtak szerint működik; a nyilvántartó lappal együtt szükséges a szerződést a PIK számára megküldeni. Az aláíratásra 5 munkanapot kell szánni.

VII. /6.3.3. A pénzügyi központ kijelölése – CO rendelésszám

A támogatási szerződés megkötését követően a Bizottság átutalja az egyetem számlájára a projekt előlegét, amelynek összege a támogatási szerződésben szerepel. Az egyetem nem nyit az egyes projektek számára külön számlát; elkülönült kezelésük egyedi rendelésszámokon történik. Így, az újonnan induló projektekhez – nem csak az uniósokhoz – minden esetben szükséges a Pénzügyi Igazgatóságtól ún. CO rendelésszámot kérni. Ezt az előleg megérkezése előtt javasolt elintézni, hogy az már beérkezésekor rákerülhessen erre a számra.

A rendelésszám kéréséről szóló egyetemi űrlapot azon egység pénzügyi vezetője küldi be a Pénzügyi Igazgatóságra, ahol a projekt kezelése történik majd. Így, ennek az egységnek a pénzügyi vezetője fog rálátni a későbbiekben a projekt pénzügyeire, és ő fogja a kifizetések SAP-kezelését intézni.

A projekt gazdasági vezetőjével fontos egyeztetni a projekt indulásakor a kifizetések dokumentációjára vonatkozó pályázati szabályokat. Bár a kifizetésekhez tartozó dokumentumokat (számlák, szerződések stb.) nem kell a pénzügyi jelentésekkel együtt beküldeni – ellentétben az NFÜ-höz tartozó pályázatokkal –, azonban a Bizottság a helyszínen bármikor ellenőrizheti azokat, ezért fontos a dokumentumok megőrzése, átlátható kezelése, nyilvántartása.

VII. /6.3.4. Likviditás tervezése, pénzügyi beszámoló elkészítése – változások az ECAS felületén

Anélkül, hogy részletesen leírnánk, hogy miként rendelkezik az általános pénzügyi útmutató az FP7-es pályázatok felhasználásáról és elszámolásáról, azokat az információkat gyűjtöttük össze, amelyekre gyakran kell felhívnunk a pályázók figyelmét az egyetemen.

Az FP7-es pályázatok alapvetően utófinanszírozásúak, azaz a támogatást akkor kapjuk meg, ha a költéseinket számlával, alátámasztó dokumentumokkal megfelelően tudjuk bizonyítani, illetve, ha a kért formátumban elkészítjük az elszámolási időszakról a szakmai és pénzügyi beszámolót.

Ahogy ezt fentebb írtuk, szerencsére jelentős mértékben van lehetőség előleg lehívására, ezáltal a projekt legnagyobb részt likvid maradhat. A pénzügyi útmutató szerint az előleg nagysága 60-80% közé esik, de ennek pontos mértéke a szerződéskötési, tárgyalási fázisban dől el. Az előleg egy összegben a szerződéskötést követően kerül kifizetésre.

A teljes összegből 10%-ot nem utal át az EB az utolsó kifizetésig, és további 5% visszatartásával kell számolni, amely összeg a Garancia Alapba kerül az előleg átutalásával egy időben. Így ezt az összeget a pályázónak mindenképpen meg kell előlegeznie, ehhez csak a projekt lezárása után jut hozzá.

Mindez azt jelenti, hogy még a legkörültekintőbb gazdálkodás esetén is lesz olyan szakasza a projektnek, amikor átmenetileg likviditási gondokkal küzd. Mivel a projekt megvalósítása ekkor sem állhat meg, a pályázó szervezeti egységnek más keretéből ideiglenesen finanszíroznia kell a projektet. Amennyiben ez nem megoldható, az egyetem gazdasági vezetőjétől külön engedéllyel lehet kérni előlegkeret megnyitását. Ez azonban nem automatikus, érdemes minél előbb kezdeményezni a megnyitását, ha látjuk, hogy szükség lesz rá. Általában a projektek elején (az előleg csúszása esetén) és a projektek végén merül fel likviditási probléma.

A projektek elszámolása az évek során sokat változott. Az elektronikus beadásnak köszönhetően a legtöbb hazai pályázattípushoz képest lényegesen egyszerűbb ezen pályázatok elszámolása. Az egyszerűség azonban nem jelenti azt, hogy ne kellene komoly figyelmet fordítanunk rá. Tisztában kell lennünk azzal, hogy milyen részletes költségvetés szerepel a szerződésben, nem elég a végösszeget ismerni.

A leggyakoribb problémát a valós bérkifizetések és a tervezett emberhónapok eltérése szokta jelenteni. Ahogy ezt korábban írtuk, az arányosítást az EU komolyan veszi, és szabálytalanság esetén nagyobb összeg is visszavonásra kerülhet helyszíni ellenőrzés során. Természetesen lehetőség van a tervezetthez képest módosítani a költségeken. A módosításokat azonban indokolni kell az elszámolások során.

Az elszámolások korábban 2 dokumentum elektronikus és papíralapú benyújtásából álltak: egy Word alapú részletező dokumentumból és egy ún. „C Form” nevű Excel fájlból. Az ECAS változásával ez a 2 dokumentum egy részletes online elszámolássá módosult. Az idei elszámolásokat már a pályázónak a szerződéskötés során létrehozott regisztrációját használva, kell kitöltenie a felületen. Miután valamennyi konzorciumi partner elkészítette a saját elszámolását, a konzorciumvezető véglegesítheti és küldheti be a teljes elszámolást (amelyet elfogadás után aláírva is be kell nyújtani). Éppen ezért fontos, hogy tartsuk be a megszabott határidőket, hiszen a csúszással nemcsak a saját, hanem az összes partner kifizetését is késleltethetjük.

Az új pénzügyi beszámolóban részletesen meg kell adnunk, hogy az adott kifizetések pontosan mire, mely munkaprogramokhoz és tevékenységhez kapcsolódóan történtek. Bérek esetén, például, ha „Projekt Béla” részére 6 hónapon keresztül havi 150 000 Ft + járulék bérkifizetés történt, akkor ennek elszámolásához meg kell adnunk a következőket. A 150 000 Ft Projekt Béla fizetésének 50% jelenti, tehát hetente 20 órát (0,5 emberhónapot) dolgozik a projektben. Így mondhatjuk, hogy 3 emberhónapot kívánunk elszámolni a 3-as munkaprogram 2-es csomagjára. (Figyelnünk kell, hogy az adott munkaprogramban még hány emberhónap elszámolására van lehetőség.)

Az útiköltségeket szintén csak a meghatározott módon, a tervezett projektekhez kötődő találkozókhoz kapcsolódóan lehet elszámolni. A fentiekhez hasonló módon meg kell adnunk, hogy mely munkaprogramhoz kötődően, hova, kinek a részére történt az utazási költség kifizetése valamint, hogy mettől meddig tartott az utazás.

VII. /6.3.5. Rezsiköltség felhasználása, elszámolása

Mint már korábban jeleztük, a rezsi- (indirekt) költségek tekintetében az egyetem – jogi és gazdálkodási formája alapján – a „Special transitional flat rate” alá tartozik, ami a direkt költségek 60%-ában állapítja meg az indirekt ráfordításokat oly módon, hogy ebbe nem tartoznak bele az alvállalkozói költségek és a harmadik fél által, nem a kedvezményezett telephelyén rendelkezésre bocsátott források költségei. Ez utóbbi két kivétel azzal magyarázható, hogy ezen esetekben a kedvezményezett székhelyén vagy telephelyén nem merülnek fel rezsiköltségek. Az indirekt költségek esetében tehát az egyetem átalányértéket használ, nem a konkrétan a projekt keretében felmerült rezsiköltségek értékét. Ebben az esetben a költségek tényleges felmerülését szükséges bizonyítani egy ellenőrzés alkalmával, nem a költségek adott projekthez való közvetlen kapcsolatát.

Indirekt költségnek számítanak a következők:

• A) az általános adminisztrációs és menedzsment költségek;

• B) egy helyiség (labor vagy iroda) költségei, ide értve a bérleti díjat, a helyiség értékcsökkenését, a helyiséghez kapcsolódó egyéb költségeket (vízdíj, fűtés, áram, fenntartás, biztosítás);

• C) a kommunikációs költségek (hálózathoz csatlakozás díja, postai költségek);

• D) közös irodai berendezések (PC, laptop, irodai szoftver);

• E) egyéb rendszeres fogyóeszközök.

Ez az indirekt költségbesorolás vonatkozik azon FP7-es támogatásokra, amelyek tevékenysége kutatásra, technológiai fejlesztésre és demonstrációra irányul; így a Network of Excellence, a kollaborációs (Collaborative projects), és a CP-CSA projektekre. Nem használható ez a módszer ott, ahol a fenti tevékenységek nem jelennek meg, így az CSA projekteknél (Cooperation and Support Action projects). Ezen projektek esetében, ha a kiírás máshogy nem rendelkezik, 20%-os indirekt költséggel kell számolni a költségvetést (a százalék alapjára a fent említett szabály vonatkozik). Ebben az esetben azonban a támogató csak 7%-ot téríthet meg, a fennmaradó indirekt költség önerőként értendő. (Forrás: Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions p. 68-77.)

VII. /6.3.6. Az önerő kérdése

Az FP7-es projektek támogatási intenzitása általában kisebb, mint 100%. Ebben az esetben szükséges az önerő biztosítása, amelynek elköltéséről ugyanúgy be kell számolni az EB felé, mint a támogatás felhasználásáról.

A Semmelweis Egyetem központilag nem biztosít automatikusan forrást az egyes szervezeti egységek pályázatainak önerejéhez, így ennek a pályázatra jelentkező egységnél kell rendelkezésre állnia. Erről a pályázó egységnek önerőigazolást kell kiállítania, amelyet a támogatási szerződés központi aláírásához be kell küldenie a többi dokumentummal.

A támogatási intenzitás mértéke miatt jelentkező önerő mellett mindig kalkulálni kell a költségvetés tervezésekor az áfa-val, ami szintén önerőt jelent, ahogyan erről korábban írtunk. Az egyetem központi szinten az áfa fedezéséhez nem tud hozzájárulni, így ezt is az adott egységnek kell biztosítania.

Mindezek mellett a kiadások tervezésekor számolnunk kell az egyetem adminisztrációs költségeivel is.