VII./6. fejezet: Mit kezdjünk az FP7-es projektünkkel?

A 7. fejezet első 5 alfejezetében írtunk arról, hogy mi az, amire érdemes figyelni a pályázatok készítése, a projektek megvalósítása során. Ebben az alfejezetben elsősorban ahhoz szeretnénk segítséget nyújtani, hogy mihez kezdjen valaki, ha saját szervezeti egységével szeretne részt venni európai uniós pályázatban, azok közül is kiemelten a 7. keretprogrambeli (FP7-es) pályázatokban. Ha valaki konzorciumvezetőként irányítja a pályázatot, akkor természetesen az alábbiakban részletezett feladatokon kívül számos egyéb szervezési, egyeztetési feladattal kell megküzdenie, amelyekre jelen cikkben nem térünk ki részletesen. A leírások során elsősorban a Semmelweis Egyetemről pályázókat érintő releváns információkra koncentráltunk, de az általános ismeretek ugyanúgy igazak más pályázók esetében is.

VII. /6.1. Információk a pályázatok elkészítéséhez, benyújtásához - alapvető ismeretek, fogalmak

VII. /6.1.1. PIC-kód (Mi az, honnan lehet megtudni?)

A Participant Identification Code a részt vevő intézmény azonosító kódja. A kód kérésekor az adott intézmény megadja az Európai Bizottságnak (EB) a pályázatokhoz szükséges intézményi adatait, így egy adott pályázat benyújtásakor elég ezen kód ismerete, nem szükséges az intézményre vonatkozó adatok egyesével történő kitöltése. Egy pályázat elektronikus benyújtásakor, valamint a támogatási szerződés elektronikus előkészítésekor az online rendszer a PIC kód alapján automatikusan kitölti az intézményre vonatkozó adatokat. Ezt a kódot intézményi szinten kell megkérni, egy szervezet csak egy ilyen kódot kaphat.

A már korábban is pályázó szervezeteknek van ilyen kódjuk, így első lépésben érdemes az adott intézményben az FP7-es pályázatokkal foglalkozó egységet erről megkérdezni.

Amennyiben nincs még a szervezetnek PIC-kódja, akkor azt központilag kell kérni, így erről szintén a pályázatokkal foglalkozó egység tud gondoskodni.

A Semmelweis Egyetem PIC kódja: 999860675; az ehhez tartozó adatok esetleges módosításával kapcsolatban a LEAR jogosult intézkedni.

VII. /6.1.2. LEAR (Ki az, mi az?)

A Legal Entity Appointed Representative az adott intézményben kiválasztott személy, aki jogosult a szervezet adatainak kezelésére, kérheti azok módosítását, online hozzáfér a szervezet jogi és pénzügyi adataihoz, amelyeket az EB felé az intézményről korábban megadott, valamint információt kap a szervezetet érintő eseményekről (pl. pályázat benyújtása). A LEAR-t az intézmény aláírásra jogosult képviselője jelöli ki, és személyét az EB hagyja jóvá. Az egyetem LEAR-je Dr. Pörzse Gábor igazgató (Semmelweis Pályázati és Innovációs Központ, e-mail: innov@palyazat-sote.hu, telefonszám: 459-1500/53820)

VII. /6.1.3. Az ECAS (European Commission Authentication Service) használata

Az ECAS az EB által meghirdetett, aktuális keretprogramhoz tartozó pályázatok és támogatást nyert projektek kezelésére szolgáló online felület. A pályázó e rendszeren keresztül tudja benyújtani pályázatát a regisztrációt követően. Sikeres pályázat esetén e rendszeren keresztül történik a támogatási szerződéshez szükséges adatok, információk megadása. A támogatási szerződés hatályba lépésétől kezdve, a projekt futamidejében, majd a fenntartási időszakban ezen keresztül kap a pályázó és a befogadó intézmény pályázatokkal foglalkozó egysége információt a pályázat aktuális állásáról, annak költségvetéséről, illetve a projekt futamideje alatt szükséges teendőkről. A projekt során meghatározott időközönként szükséges pénzügyi és szakmai elszámolások benyújtása is az ECAS felületen történik. Az ECAS rendszerébe felhasználónévvel és jelszóval tudnak a projektben érintettek belépni; itt megtalálhatják az összes, őket érintő projekt felületét.

Az adott pályázathoz/projekthez belépés:

A konzorciumvezető által megküldött jelszóval lehet belépni a pályázat benyújtása során a felületre. Nyertes pályázat esetén pedig a kontaktként megadott e-mail címhez a konzorciumvezető rendeli hozzá az intézményeket. A partnerek ezzel a címmel tudnak belépni az ECAS rendszerbe, ahol a projekthez tartozó felületen adhatják meg a szükséges adatokat.

VII. /6.1.4. Pályázati nyilvántartó rendszer (PNyR)

A PNyR szolgál az egyetemi pályázatok és projektek belső nyilvántartására. A rendszerben rögzíteni kell minden benyújtott pályázatot, még azt is, amelynek beadásához nem volt szükség az egyetemi vezetés aláírására. A megújult PNyR-ben lehetővé válik egy-egy pályázat életútjának végigkísérése annak benyújtásától a támogatási szerződés megkötésén át a futamidő végéig.

A megfelelő adatok rögzítése, valamint a kötelezettségvállalásról szóló nyilatkozatok (önrész, utófinanszírozás) kitöltése és aláírattatása azért fontos, mert ezek hiányában az egyetem vezetése nem értesül a pályázatról, és így a támogatási szerződésből származó, esetleges kötelezettségekkel sem tud számolni. Kedvezmények igénylését (pl. előleghez, önrészhez) érdemes a pályázati szakaszban megkezdeni, nehogy később azzal szembesüljön a pályázó, hogy az egyetem nem tud támogatást biztosítani a projekt megvalósításához, saját erőből pedig nem képes azt megoldani.