Az alábbiakban szeretnénk az FP7-es pályázatok pénzügyi tervezésével kapcsolatos leg- fontosabb sajátosságokra felhívni a figyelmet. Konkrét esetekben természetesen a Semmelweis Pályázati és Innovációs Központ segítséget nyújt a pályázók megkeresései, kérdései alapján.
VII. /6.2.1.: Az áfa nem elszámolható
Az FP7-es projektek egyikében sem lehet az áfa-t költségként elszámolni, így az minden esetben önköltségként jelentkezik. Szükséges emiatt ezzel számolni, ha költségvetésünk tartalmaz eszköz-, fogyóeszköz-beszerzést vagy szolgáltatást. Ezen szabály miatt felmerülhet önköltség a 100%-os támogatási intenzitású projekteknél is.
VII. /6.2.2.: Amortizáció
Az FP7-es projektekben történő eszközbeszerzés esetén nem a beszerzés költségét, hanem csak az amortizáció költségét tudjuk elszámolni. Ezt fontos figyelembe venni egyrészt a likviditás szempontjából, másrészt az eszközbeszerzések időpontjának tervezése miatt. Mindez azt jelenti, hogy egy adott eszköz esetében nem a teljes beszerzési összeget tervezhetjük be, hanem azt kell figyelembe venni, hogy a pályázati futamidő során (a megvásárlástól még hány év marad a projektből) a hivatalos szabályok szerint az eszköz hány százaléka „írható le”. (Például: egy 3 éves projekt esetében, ha az adott eszköz ára csak 5 éven belül írható le, a teljes ár 2/5-ét a kedvezményezettnek „önrészként” kell biztosítania.)
VII. /6.2.3.: Bérek
Ha az adott személy 300.000 Ft-os béréből havonta 150.000 Ft-ot számolunk el a projektre az 1 éves futamidő alatt, akkor hány emberhónapot kell beírnunk?
Az egyik legfontosabb tudnivaló a bérek tervezésével kapcsolatban, hogy azokat csak arányosan (valós „emberhónapok” kalkulálásával) lehet elszámolni. Az FP7-es projektekben történő bérkifizetésekre vonatkozó szabályok értelmében egy munkavállaló alapbére pusztán az FP7-es támogatás elnyerése okán nem változhat. Támogatott alapbér csak akkor emelkedhet az eredetihez képest, ha a munkavállaló feladatköre kiegészül, ami a munkaköri leírásában is megjelenik. Ha az FP7-es projektben feladatait munkaidején túl végzi, akkor fizetése arányosan növekedhet, így az egy órára eső bére változatlan marad. Ebben az esetben a többletmunkát a munkavállaló szerződésének határozott időre történő kiegészítésével, valamint a munkaidő-nyilvántartással kell igazolni.
Az FP7-es pályázatok költségvetésének tervezésekor a béreket a pályázó emberhónapokra kalkulálva adja meg. Meghatározza, hogy az adott feladat elvégzése hány emberhónapot vesz igénybe, és ez mekkora bérköltséget jelent. A megvalósítás során az adott feladathoz tartozó emberhónapok számát kell a kedvezményezettnek betartania, és ezt a kifizetési igazolásokkal, valamint jelenléti ívvel igazolnia.
A költségvetés tervezésekor érdemes figyelembe venni az adminisztrációs feladatok nagyságát és az ezek elvégzésébe bevont munkavállalók bérköltségét is.
